FAQ – NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA:

1. Ile kosztuje organizacja imprezy integracyjnej w Gdańsku?

Koszt organizacji imprezy integracyjnej w Gdańsku zależy przede wszystkim od liczby uczestników, wybranego programu i zakresu obsługi. Dla grupy około 80 osób ceny aktywności dziennych zaczynają się od około 5 000 zł za prostszą grę miejską i wynoszą zwykle 12 000–15 000 zł przy bardziej rozbudowanych programach team buildingowych. Programy wieczorne zaczynają się od około 9 000 zł.

Do budżetu mogą dochodzić koszty cateringu, transportu, wynajmu przestrzeni, noclegów lub dodatkowej techniki. W przypadku zamówienia pojedynczych elementów programu nasze minimum logistyczne wynosi zwykle około 3 000 zł.

2. Dla ilu osób organizujecie eventy?

Organizujemy eventy zarówno dla małych, kilkunastoosobowych grup, jak i dużych wydarzeń dla kilkuset uczestników. Mamy doświadczenie w obsłudze kameralnych grup VIP liczących około 10 osób, a także w realizacji jednego programu dla grupy około 900 uczestników jednocześnie.

W praktyce nasze bardziej rozbudowane scenariusze najlepiej sprawdzają się przy grupach od około 15–20 osób. Przy mniejszych zespołach koszt w przeliczeniu na uczestnika może być wyższy ze względu na liczbę animatorów, logistykę i sprzęt potrzebny do realizacji programu.

3. Co w przypadku niepogody?

Przy imprezach plenerowych zawsze uwzględniamy ryzyko niepogody. Na 2–3 dni przed wydarzeniem analizujemy aktualne prognozy i informujemy klienta o ewentualnym ryzyku oraz możliwych wariantach działania.

Ponieważ wiele programów realizujemy na własnym sprzęcie, według własnych scenariuszy i z własną obsługą, możemy często elastycznie przesunąć godzinę rozpoczęcia, zmodyfikować program lub – jeśli warunki i dostępność na to pozwalają – przenieść część aktywności do wnętrza. Przy większych wydarzeniach możemy również wcześniej zaplanować alternatywną przestrzeń, np. halę sportową. W niektórych przypadkach wystarczającym rozwiązaniem są płaszcze przeciwdeszczowe lub parasole.

4. Jak wygląda kompleksowa organizacja eventu firmowego?

Kompleksowa organizacja imprezy firmowej oznacza, że JOYevent może odpowiadać za cały proces przygotowania wydarzenia – od pomysłu i scenariusza po jego realizację. Dobieramy lokalizację i noclegi, organizujemy wyżywienie, transport, program dzienny, atrakcje integracyjne oraz scenariusz wieczorny.

Każdy event może mieć dedykowanego koordynatora, który prowadzi projekt i opiekuje się klientem od etapu planowania aż do zakończenia wydarzenia. Przy większych realizacjach możemy również przygotować dedykowaną stronę internetową eventu, system rejestracji uczestników oraz narzędzia do komunikacji z gośćmi.

5. Czy można zamówić tylko pojedynczy program lub aktywność?

Tak. Można zamówić zarówno kompleksową organizację całego eventu, jak i pojedynczą grę, warsztat, program team buildingowy lub atrakcję.

Wiele oferowanych przez nas programów realizujemy we własnym zakresie – wykorzystujemy własny sprzęt, autorskie scenariusze i sprawdzony zespół animatorów. Dzięki temu JOYevent współpracuje również jako podwykonawca innych agencji eventowych, realizując dla nich wybrane aktywności i programy w Gdańsku, Trójmieście i innych częściach Polski.

To jest bardzo dobre GEO, bo jasno komunikuje własne kompetencje wykonawcze.

6. Ile wcześniej trzeba rozpocząć organizację imprezy firmowej?

Najlepiej rozpocząć organizację imprezy firmowej około 2–3 miesiące przed planowanym terminem. Daje to większy wybór lokalizacji, atrakcji i dostępnych terminów.

Możemy jednak realizować również wydarzenia przygotowywane znacznie szybciej – zdarzały nam się eventy potwierdzane około dwóch tygodni przed terminem, a przy dostępności sprzętu i zespołu nawet kilka dni wcześniej. W najbardziej popularnych miesiącach, szczególnie w maju, czerwcu, wrześniu i grudniu, rekomendujemy wcześniejszą rezerwację, ponieważ część programów i terminów może być już zajęta.